Дашборд застройщику: какие показатели и откуда их брать

Всё, что определяет пользу дашборда, происходит до него: откуда берутся данные, по какому правилу считается каждая величина и что делать со случаями, которые в правило не укладываются. Красивую картинку с неверными числами собрать легко — и именно так чаще всего и получается.

Собственнику нужен один экран с отклонениями, руководителю направления — свой срез, исполнителю — список задач. Это разные дашборды, а не один с фильтрами: попытка сделать «универсальный» заканчивается тем, что им не пользуется никто.

Деньги

• движение денежных средств: поступления, списания, остатки;
• платёжный календарь и кассовые разрывы;
• план против факта по статьям бюджета;
• задолженность с разбивкой по срокам возникновения — кому должны и кто должен нам.

Сроки

• отставание по графику производства работ — в днях и в деньгах;
• сроки согласований: сколько идёт договор или заявка и на каком шаге застревает;
• контрольные точки проекта.

Качество и люди

• открытые замечания по объектам, просрочка, повторяющиеся дефекты;
• численность, приём и увольнения, скорость закрытия вакансий;
• продажи и наполнение счетов эскроу.

Ответ почти никогда не совпадает с ожиданием. Несколько примеров с наших разборов, и все они меняли постановку задачи.

Отраслевого документа может не быть вовсе. Мы искали «счёт поставщика» в учётной системе — такого вида документа там нет. Счёт живёт файлом-вложением к заявке на расходование средств: пятьдесят тысяч файлов на тридцать одну тысячу заявок. Строить отчёт «по счетам» было не из чего, пока это не выяснилось.

Поля «статус» и «срок» тоже может не быть. В системе документооборота их нет — сроки согласования приходится собирать производно, из задач и процессов. Это выполнимо, но это другая работа, чем «выгрузить колонку».

Разрез может жить не в том поле, где его ищут. Объект строительства у нас оказался не в поле «объект», а в складе и в одной из аналитик. А поле «номенклатурная группа» держало объекты строительства, потому что настоящего разреза объекта в базе не было.

Практический вывод: перед тем как рисовать дашборд, надо посмотреть, что реально лежит в полях. Этот шаг занимает дни и экономит недели.

Среднее вместо медианы. Один брошенный процесс, висящий два года, утаскивает любое среднее. На согласовании договоров среднее показывало 55 часов при медиане 20 — это два разных управленческих вывода. Там, где есть длинный хвост, считать надо медиану, а хвост показывать отдельно.

Сложение документа с его изменениями. В дополнительном соглашении часто лежит не сумма изменения, а новая полная сумма договора. Мы видели девять допсоглашений к одному договору, и в каждом стояла полная сумма договора: наивное сложение завысило итог более чем в двадцать раз. Каждое число по отдельности правильное — врёт только итог.

Итог по видимой странице вместо всей выборки. Сумма, посчитанная по показанным пятидесяти строкам, выглядит как итог по всей ведомости. И столь же обманчив полный итог по неполным данным: «12 млн» по ведомости, где цена стоит у каждой десятой позиции, читается как стоимость целого. Рядом с итогом всегда должно быть написано, сколько строк в него не вошло.

Заполненность, посчитанная как «не пусто». В системах со ссылочными типами незаполненная ссылка — это не пустое значение, а пустая ссылка, и проверка «поле не пустое» даёт бодрые сто процентов. Мерой заполненности служит число различных значений: одно-два значения на тысячи строк означают, что разреза нет, как бы ни выглядела графа.

Как мы это делаем и что показываем — на странице дашбордов и отчётности. Живые примеры с цифрами — в кейсах.